EcoVadis文件指南是EcoVadis评估流程中的重要组成部分，旨在帮助企业了解如何提供与评估相关的支持性文件，

以证明其企业社会责任管理体系的质量。本文将详细介绍EcoVadis文件指南的内容，包括评估范围、支持性文件的规范与要求、

文件保密、平台导览以及检查清单等关键方面。

十一、上传文件的技术要求

为确保支持性文件能够被EcoVadis的分析师有效审阅，企业在上传文件时需要遵循以下技术要求：

1.文件格式：请上传可编辑文本格式（内容可复制粘贴）的文件，如.docx、.doc、.xls、.xlsx、.pdf等。这些格式能够确保文件内容

被完整保留且易于审阅。注意，某些特定格式如“Adobe Acrobat Document”可能会导致上传问题，此时建议将文件保存为PDF格式后再上传。

2.文件类型与链接：在上传新文件时，请确保文件类型与评估要求相符。对于“上传一个新链接”选项，请仅提供指向网页而非文件的链接，

且该页面将被截取并以PDF格式上传到您的文档库。请确保链接有效，并以http://或https://开头。

3.文件大小：上传的文件大小不能超过30MB。这一限制旨在确保系统能够高效处理文件，同时避免上传过程中可能出现的技术问题。

4.语言：EcoVadis接受所有语言的文件，但文件需是可编辑文本格式。对于英语、法语、中文、西班牙语、德语和日语文件，您也可上传不可编辑格式

的文件（如图片、扫描文件）。然而，对于其他语言，如果文件以不可编辑格式提交，可能无法保证得到分析。

5.加密与保护：虽然EcoVadis提供了文件保密的承诺，但企业在上传文件前仍需自行确保文件的安全性。对于包含敏感信息的文件，建议进行适当的加密处理。

6.文件链接与回答：请确保将支持文件链接到相关且正确的问卷回答上。一份文件可以链接到多个回答，但未附加到任何回答的文件将不会被分析。

这一步骤对于验证问卷回答的真实性和准确性至关重要。

7.嵌入式文件与网络链接：EcoVadis不会考虑以嵌入式文件/网络链接形式提供的证据。证据应直接在文件中提供，分析师不会点击文件/网页中的任何超链接，

也不会从此类链接手动下载任何其他文件。

十二、支持性文件的类型与示例

企业可以提供的支持性文件类型多样，旨在准确反映其企业社会责任管理体系，并为问卷回答提供支持。以下是一些常见的文件类型及其示例：

1.企业社会责任报告与年度报告：这些报告通常包含企业关于环境、劳工与人权、商业道德和可持续采购等方面的详细信息和成果。

2.社会合规性审计报告：如SMETA、amfori BSCI等审计报告，旨在验证企业是否遵守了特定的社会责任标准和法规。

3.CDP报告：气候变化披露报告，展示了企业在应对气候变化方面的努力和成果。

4.联合国全球契约（UNGC）进展情况通报：展示了企业参与UNGC并努力实现其十项原则的进展情况。

5.政策与程序文件：如环保政策、健康与安全政策、商业道德守则等，这些文件阐述了企业的价值观和行为准则。

6.管理体系证书：如ISO 14001环境管理体系认证、ISO 45001职业健康安全管理体系认证等，这些证书证明了企业在特定管理领域的能力和合规性。

7.绩效报告与KPI：包括公开的KPI报告和内部数据库的监测KPI，这些报告展示了企业在实现其社会责任目标方面的进展和成果。

8.操作程序与培训材料：如内部培训教材和幻灯片、设备/技术安装记录等，这些文件证明了企业已采取具体措施来实施其社会责任管理体系。

十三、较小规模公司的文件要求

对于较小规模的公司（如微型公司和小型公司），EcoVadis评估问卷调查会根据公司的行业、经营所在地以及企业规模作出相应的调整。

这些公司可能不具备像大型公司一样发展完备的社会责任管理体系，因此EcoVadis会给予它们更多的灵活性，并接受非正式的支持性文件。

然而，这些文件仍应满足前述的要求，并且是近期、相关且完整的，并与评估范围保持一致。

十四、重新评估的注意事项

在进行重新评估时，企业为确保评估的顺利进行和结果的准确性，需要注意以下几点关键事项：

1.重新填写问卷：

1.1 企业需要重新填写问卷中的某些问题，即使这些问题在之前的评估中已经回答过。

1.2 这是因为每次评估都会根据最新的信息和标准来进行，重新填写可以确保问卷的准确性和时效性。

2.文件库的使用：

2.1之前评估上传的文件可以在EcoVadis的文件库中找到，并可以方便地添加到新问题中。

2.2利用文件库可以节省时间和精力，避免重复上传相同的文件。

2.3 同时，这也确保了所有相关文件都得到审阅，为评估提供全面的支持。

3.文件数量限制：

3.1 需要注意的是，之前评估的文件不计入当前评估55份文件数的上限。

3.2 这意味着企业可以在之前评估已上传的文件之外，再为每个新的评估上传最多55份新文件。

3.3 企业应充分利用这一机会，提供最新、最全面的支持性文件。

4.改进行动计划：

4.1 在两次评估之间，企业可以通过EcoVadis平台上的“改进行动计划”标签上传相关文件。

4.2 这些文件可以针对记分卡上的特定改进事项，展示企业在评估期间所采取的改进措施和取得的成果。

4.3 通过改进行动计划功能，企业可以向贸易伙伴展示其持续改进的承诺和行动，并获取来自贸易伙伴的反馈。

5.保持文件的有效性和相关性：

5.1 在重新评估时，企业应确保所提供的文件仍然有效且与评估范围相关。

5.2 过时或无关的文件可能会被视为无效，从而影响评估结果。

6.避免删除或取消关联文件：

6.1 如果企业在之前的评估中上传了有效的文件，并希望在新评估中继续使用它们，应避免删除或取消关联这些文件。

6.2 删除或取消关联可能会导致评估分数的降低，因为分析师可能无法验证企业所作的声明。

7.利用改进行动计划提高评估结果：

7.1 企业可以通过改进行动计划功能来制定和实施改进计划，以提高未来的评估结果。

7.2 这包括在线构建改进计划、将计划和完成的改正行动传达给贸易伙伴、以及获取来自贸易伙伴的反馈等。